Assinatura Digital – Passo a passo de como usar

Uma assinatura digital é um meio de comprovação de identidade e autenticação de documentos eletrônicos. Embora pareça algo complicado, usar uma assinatura digital é muito simples e consegue ajudar bastante no dia a dia de quem precisa se ater à legislação brasileira.

É também necessário para gerar notas fiscais eletrônicas, prestar serviços nos órgãos do governo federal, entre outros.

Neste artigo, você vai entender melhor essa tecnologia: o que é, como usar e onde usar a assinatura digital. Vamos lá?

O que é assinatura digital?

É uma maneira de comprovar a identidade de alguém online e assinar documentos eletrônicos de forma segura. Ela é criada por meio de um certificado digital, que é obtido em uma Autoridade Certificadora.

A assinatura digital utiliza criptografia para garantir que somente quem fez o login seja autorizado a criar a assinatura.

Onde usar a assinatura digital?

Ela pode ser usada em diversos serviços, tanto no âmbito de órgãos do Governo Federal quanto para relações particulares. No âmbito do Governo Federal, é obrigatória em alguns serviços, como o envio de nota fiscal eletrônica, a solicitação de certidões, e outros serviços solicitados no portal Meu gov.

Além disso, também pode ser usada no âmbito privado. Ela é necessária para assinar contratos, documentos e outros documentos de forma segura. A assinatura digital ainda pode ser usada em empresas que precisam validar e assinar documentos virtuais com o CPF ou o CNPJ cadastrado.

Como obter uma assinatura digital?

Existem algumas maneiras de obter uma assinatura digital. Essas maneiras variam de acordo com a disposição da pessoa. Se você deseja utilizá-la para fazer serviços nos órgãos do governo, existe a opção de utilizar o sistema Meu gov. Por meio dele é possível obter um certificado digital com sua identidade e CPF. Porém, é necessário saber que esse certificado fica vinculado somente àquele usuário, ou procurador.

Outra opção para obter sua assinatura é por meio de autoridades certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), autorizadas pelo governo. Quando um cidadão que possui conta GOV.BR nível prata ou ouro acessa o Portal de Assinaturas GOV.BR ou um serviço integrado à API de Serviços de Assinatura Eletrônica GOV.BR um certificado digital avançado é emitido de forma automática e gratuita.

Esse certificado é armazenado e possui validade de 1 ano. Pode ser utilizado por um número ilimitado de vezes nesse período. Após o vencimento, o cidadão poderá emitir outro certificado enquanto possuir uma conta GOV.BR nível prata ou ouro ativa.

Maneiras de disponibilizar a assinatura eletrônica

Existem diversas empresas que são responsáveis por emitir o certificado digital, que é o documento que tem o poder de criar uma assinatura digital. E também disponibilizadas de maneiras diferentes, através de cartões, tokens, códigos e integradores.

Por fim, você também pode obtê-la por meio de alguns cartões eletrônicos, disponíveis nas redes de varejo. Nessa opção, é possível fazer a compra do cartão eletrônico diretamente na loja e usá-lo para criar a assinatura digital.

Assinatura eletrônica através do gov.br

Regulamentada pelo Decreto Nº 10.543, de 13/11/2020, a assinatura eletrônica permite assinatura de um documento em meio digital a partir da sua conta gov.br. O documento assinado dessa forma tem a mesma validade de um documento com assinatura física.

Para isso é preciso que o usuário tenha uma conta validade através de reconhecimento facial pelo aplicativo gov.br, possua conta nos bancos credenciados ou possua um certificado digital. Sendo dessa maneira classificado como conta “Prata” ou “Ouro” no aplicativo.

Conheça aqui o passo a passo para realização da assinatura:

1. Acesse o Portal de Assinatura Eletrônica utilizando a sua conta gov.br;
2. Faça o login na sua conta gov.br usando seu CPF e senha;
3. Na tela de “Assinatura de documento” adicione o arquivo que será assinado;
4. Clique em “Escolher arquivo” e selecione um arquivo do computador, celular ou tablet. Somente os arquivos de extensão .doc, .docx, .pdf, ou .odt.
5. Escolha o local e defina o posicionamento da sua assinatura no documento, clique em “Assinar digitalmente” para validar a assinatura;
6. Valide sua assinatura.
7. Clique em “usar gov.br”. Em seguida, insira o código enviado para o seu celular.
8. Mensagem de sucesso, será direcionado para baixar o documento assinado;
9. Clique em “Baixar arquivo assinado” será.pdf
10. Consulte a assinatura do documento em “Assinado digitalmente por” ou “Painel de Assinaturas” do Acrobat Reader ou de outros leitores de pdf.

Baixar o certifica gov.br no Adobe Acrobat Reader

1. Baixe a cadeia e certificados do gov.br clicando em: Download da cadeia de certificados do GOV.BR
2. Salve o arquivo no seu computador;
3. No Adobe Acrobat Reader, clique em editar e depois em preferências;
4. Clique em assinaturas, mais na área de Certificados confiáveis e de identidade, importar, procurar, selecione o que desejar e depois em abrir;
5. Assim o certificado da AC Raiz do gov.br torna-se confiável em seu Adobe, terá mais facilidade para confiar em documentos PDF assinados eletronicamente com certificados digitais emitidos pelo gov.br.

Integração para órgãos e entes públicos

A Plataforma de Assinatura GOV.BR foi criada com o objetivo de atender à demanda dos cidadãos brasileiros por serviços públicos digitais e segue em constante evolução. Ela possibilita que os serviços integrados possam criar assinaturas eletrônicas de forma facilitada, segura e gratuita. Assim, qualquer sistema que exija uma etapa de assinatura de documentos físicos pode passar a usufruir da comodidade e segurança da Assinatura Eletrônica GOV.BR, reduzindo a burocracia e impulsionando a transformação digital de serviços públicos.

Qualquer órgão público das esferas federal, estadual e municipal, desde que tenha normativo próprio que possibilite o uso, pode integrar um ou mais de seus sistemas à API de Serviços de Assinatura Eletrônica GOV.BR e obter os benefícios relacionados abaixo:

1. Garantia da autenticidade e integridade de documentos e transações eletrônicas;
2. Interface facilitada sem necessidade de instalação de programas e uso de plugins;
3. Eliminar necessidade de reconhecimento de firma de documentos e atendimento presencial;
4. Gratuidade na utilização do serviço.

Desde o início de 2021, diversos órgãos vêm implantando a Assinatura GOV.BR em diferentes processos que suportam o uso de assinaturas eletrônicas. As Juntas Comerciais, por exemplo, implementaram a assinatura eletrônica no processo de registro de empresa (abertura e fechamento) e demais atos societários. Já o sistema do Real Infrator, da Secretaria Nacional de Trânsito (SENATRAN), implementou a assinatura eletrônica no processo de indicação da infração e dispensou a necessidade de preenchimento de formulários em papel e reconhecimento de firma do proprietário e do indicado pela infração.

Como a integração funciona exatamente

A Assinatura Eletrônica GOV.BR possui alto grau de segurança, com uso de processos criptográficos, totalmente digital e conta com uma solução em nuvem, que eliminou a necessidade de token ou cartão e permite acesso de qualquer dispositivo computacional.

DocuSign é a mais utilizada no mundo

Essa ferramenta é gratuita e nos traz a facilidade de assinar documentos em qualquer lugar no seu computador, tablet ou smartphone em apenas alguns toques.

Não é necessário a impressão do documento ou envio através de postagem ou entregador, sem ter que esperar por dias a logística da entrega.

Os documentos são enviados por e-mail para serem assinados e devolvidos na mesma hora.

Os documentos são criptografados, essa tecnologia é utilizada para cada assinatura passando por uma série de conferências auditadas para conclusão da autenticação, tornando-se assim mais seguro do que o documento impresso em papel.

Benefícios da assinatura digital

Além de ser um importante meio de conferir a autenticidade de documentos e comprovar a identidade de alguém, a assinatura digital também oferece uma série de benefícios.

Em primeiro lugar, ela elimina a necessidade de assinar documentos à mão. Isso evita que documentos importantes precise ser conferido à mão, pois ela dá ao destinatário a certeza de que o documento recebido é realmente de quem está assinando.

Além disso, a assinatura digital diminui os custos da empresa com impressão e armazenamento de documentos em papel, pois ela permite o uso do documento digital, o que significa que o documento não precisa ser salvo em um local físico.

Finalmente, ajuda a reduzir as chances de fraudes, pois ela cria um nível de segurança adicional aos documentos digitais.

Conclusão

É um meio seguro e oportuno de comprovar a identidade e assinar documentos eletrônicos. Ela é obtida por meio de um certificado digital, que é gerado por meio de uma Autoridade Certificadora. Pode ser utilizada tanto para serviços no âmbito do governo, quanto para relações particulares.

Além de ser muito segura, a assinatura digital oferece inúmeros benefícios, como a eliminação da necessidade de assinar à mão, redução dos custos da empresa com impressão e armazenamento de documentos em papel e maior nível de segurança para os documentos digitais.

Se você deseja usar a assinatura digital para os seus documentos, comece a conferir as opções disponíveis para obter o seu certificado digital e continue aproveitando as vantagens desta ferramenta, aproveitando do nosso passo a passo.